Канбан-доски для повышения наглядности работы

Визуализируйте рабочий процесс на цифровых досках Kanban Boards и повысьте продуктивность своей команды.

Что такое доска Канбан?

Это визуальный инструмент, предназначенный для предоставления обзора текущего состояния работы и упрощения совместной работы команды.

Это один из ключевых компонентов мощного метода Kanban, который помогает оптимизировать и улучшить различные бизнес-процессы. Применяя удобные доски Канбан для визуализации работы, вы сможете ускорить продуктивность и свести к минимуму хаос на своем рабочем месте.

Как работают доски Канбан?

Смысл работы досок Канбан сводится к нанесению отдельных рабочих элементов на липкие записки, которые размещаются в столбцах на большой доске.

Колонки представляют собой поток создания ценности. Речь идет о последовательности определенных шагов, через которые должны пройти задачи от начала работы до ее завершения. Вы размещаете рабочие элементы на карточках и кладете их в соответствующие колонки. Карточки имеют несколько цветов и используются для разных типов рабочих элементов. Горизонтальные ряды — Swimlanes — используются для организации команд, работающих на одной доске. Некоторые столбцы имеют ограничение по вместимости. Это гарантирует плавный рабочий процесс, и члены команды тянут карточки, перемещая их по столбцам слева направо.

Где и когда можно применять доски Канбан?

Некоторое время назад сложился стереотип, что доски Канбан используются только в разработке программного обеспечения. На самом деле, это действительно отличный инструмент для этой сферы. Однако сегодня популярность метода и инструмента растет с каждым днем, захватывая все больше сфер и отраслей. Доски можно использовать в личных целях, для управления задачами в команде, для управления бэклогом продукта, для поддержки клиентов, продаж и так далее и тому подобное.

Канбан-доски получили широкое распространение в IT-секторе, в управлении строительством, здравоохранении, образовании, организации мероприятий, финансовом менеджменте и так далее.

Видеоинструкция: Как создать канбан-доску в Hygger

В видео ниже рассказывается о том, как создать доску Канбан в Hygger и как правильно использовать инструменты управления проектами.

Основные компоненты доски Канбан

Чтобы понять, как работает доска Kanban, важно узнать, какие компоненты в ней используются, чтобы команды могли эффективно визуализировать и управлять рабочими процессами.

Типичная доска Канбан (физическая или виртуальная) должна быть построена на четырех элементах:

Карточки с визуальными сигналами. Карточка Kanban должна быть написана эффективно, чтобы быстро передать смысл задачи или элемента, который она описывает. Ее цель — дать команде возможность сразу понять, что происходит.
Столбцы. Доска должна быть построена в виде ряда вертикальных колонок. Каждая колонка должна представлять собой отдельный этап рабочего процесса. Обычно столбцы включают такие этапы, как «сделать», «в процессе» и «завершено».
Лимиты WIP (work-in-progress). Максимальное количество карточек, которые команда может добавить на доску Kanban для проекта, обычно представляет собой лимит незавершенных работ. Это помогает не загромождать доску до такой степени, что она теряет свои преимущества.
Swimlanes. Горизонтальные столбцы, которые предлагают отличный способ управления несколькими похожими проектами, позволяя получить общую картину в одном месте, называются Swimlanes. Они дают возможность сконцентрироваться только на одном вопросе. С их помощью можно визуализировать состояние работ, поддерживающих различные классы уровня обслуживания.

Для более детального отображения процесса можно создать столько подразделов, сколько необходимо для максимально точной визуализации рабочего процесса.

Например, у команды разработчиков может быть доска задач Kanban с множеством столбцов и Swimlanes.

Используйте удобные канбан-доски для визуализации рабочего процесса от идеи до реализации

Визуализируйте свой процесс на доске Канбан

Онлайн-доска Kanban — это основной инструмент визуализации для внедрения Kanban в вашем бизнесе. Это наглядный способ отображения проектов и рабочих процессов с помощью колонок и карточек. Типичные столбцы Kanban — это «Выполнить», «В работе» и «Сделано». Часто используемые в Agile-менеджменте, эти доски помогают командам видеть прогресс и выявлять блокирующие факторы.

В последнее время доски Kanban вышли за рамки разработки программного обеспечения и теперь применяются в других областях, таких как IT, маркетинг, продажи, подбор персонала и т. д. Создавайте красивые онлайн-доски Канбан с помощью Hygger!

Ограничение незавершенной работы

Многозадачность может стать прямым путем к образованию отходов и неэффективности, а переключение внимания команды на половину может существенно навредить процессу. Канбан призван обеспечить управляемое количество активных элементов, находящихся в работе в любой момент времени.

Ограничение количества незавершенных работ означает, что система Pull System применяется ко всему рабочему процессу или к его частям. Ограничьте количество незавершенных работ и облегчите выявление неэффективности в рабочем процессе вашей команды.

Категоризация задач с помощью плавающих линий и меток

Swimlanes делят доску Kanban по горизонтали на две или более частей. Они очень удобны для больших команд, которым необходимо визуализировать не только этапы работы, но и различные типы задач, проходящих через рабочий процесс.

Благодаря этой функции ваша доска Hygger Kanban будет оставаться хорошо организованной, не загроможденной работой и внесет больше ясности в рабочий процесс. Организуйте задачи на своих досках с помощью Swimlanes или Labels и выявляйте блокирующие и узкие места.

Настройка рабочего процесса с помощью подколонок

Возможность создания подстолбцов также весьма полезна в Hygger. Подколонки помогают лучше отслеживать ход выполнения задач, разделяя процессы, представленные в колонках, на две части: «В работе» и «Выполнено».

Если у вас есть очередь задач на разработку, то вы можете создать составной столбец Development, а ваши разработчики будут брать задачу из этой очереди и помещать ее в подстолбец In Progress по мере того, как они начинают над ней работать. После завершения задачи они могут переместить ее в подстолбец Done.

Отслеживание времени и просмотр отчетов

Hygger позволяет точно отслеживать время для быстрого выставления счетов и начисления заработной платы. Отслеживайте время выполнения задач и генерируйте сводные отчеты по всем членам команды, проектной деятельности и целям, чтобы увидеть эффективность и скорость работы команды.

Получайте удобные отчеты о работе команды, расходах и бюджетах, движении к целям проекта, а также доступ к API для полной интеграции с вашими процессами.

Расстановка приоритетов по важности/затратам

Расстановка приоритетов поможет вам оценить, а затем отсортировать задачи по степени важности и выбрать наиболее полезные для дальнейшей разработки. Вы можете включить приоритезацию и выбрать наиболее подходящий для вашего случая метод или даже использовать несколько методов. Матрица «Ценность против усилий» — один из самых популярных подходов.

Оцените свои задачи по критерию «ценность/затраты», чтобы определить наиболее важные или рискованные. Примите разумное решение о том, куда направить ограниченные ресурсы.

Установите баланс между важным и срочным

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы правильно расставить приоритеты и отделить важные задачи от срочных. Эта матрица также известна как матрица срочности/важности.

С ее помощью вы определите задачи, которые нужно сделать в первую очередь, в соответствии с их срочностью и важностью. Матрица состоит из 4 квадрантов (Do Now, Schedule, Delegate и Eliminate), которые получаются при пересечении осей «Важно — Не важно» и «Срочно — Не срочно». Матрица Эйзенхауэра поможет вам добиться значительных результатов за более короткое время.