Наше пошаговое руководство будет полезно тем, кто только начинает заниматься Agile-разработкой программного обеспечения или хочет попробовать ToDo. Он будет полезен, если вы хотите вести Kanban-проект, расставлять приоритеты, визуализировать рабочий процесс и минимизировать незавершенные работы, чтобы не перегружать команду. Итак, давайте погрузимся!
Создайте проект и доску
Что такое Канбан?
Канбан визуализирует управление работой по мере ее продвижения по процессам. Основная цель Канбан — выявить потенциальные узкие места в процессах и устранить их, чтобы работа проходила через них экономически эффективно с оптимальной скоростью или пропускной способностью.
Канбан имеет много общего со Scrum. Обе Agile-методологии считаются гибкими и итеративными, они позволяют разработчикам выпускать программное обеспечение рано и часто.
Основное различие между Scrum и Kanban связано с длиной итерации. Scrum состоит из коротких итераций или спринтов, которые длятся, как правило, 2-3 недели. Kanban позволяет ставить перед разработчиком задачи каждый день. Он кажется более гибким, и эта гибкость означает, что приоритеты могут менять частоту.
Войдя в ToDo Software, вы можете начать создавать новый проект.
В шапке нажмите на значок плюса > Проект.
Создав проект, вы можете приглашать в него участников и создавать новые доски. Или вы можете сделать это позже через Настройки компании.
После этого вы можете добавлять доски в свой проект.
Вы можете создать новую доску так же, как и при добавлении проекта: В шапке нажмите значок + > Доска.
Рабочий процесс
Что такое рабочий процесс?
Рабочий процесс — это набор действий, необходимых для выполнения задачи. Каждый шаг имеет определенный шаг до и после него, за исключением самого первого и последнего шагов.
В Kanban рабочий процесс организуется с помощью досок Kanban. Доска Канбан — это удобный инструмент визуализации рабочего процесса, который позволяет оптимизировать поток вашей работы. Физические доски Канбан обычно используют липкие заметки на доске. Онлайн-доски Kanban представлены карточками для отображения статусов, прогресса и проблем.
Давайте рассмотрим рабочий процесс разработки программного обеспечения на примере доски Web Development со следующими колонками:
- Бэклог — на этом этапе вы собираете все новые идеи для разработки. Каждый член команды может проголосовать за или против идеи, оставить свои комментарии и начать обсуждение, стоит ли работать над ней или нет. Вы можете заархивировать идею, если она не была выбрана для дальнейшего производства.
- To Do — как только вы определили, какие задачи должны быть переданы в разработку, переместите их из Backlog в эту колонку.
- Переоткрыто — Обычно бывает так, что задача, которую вы считали завершенной, после тестирования оказывается с ошибками. Поэтому разработчику необходимо внести в нее некоторые изменения. Это будет эффективно, если не смешивать их с незавершенными задачами при перетаскивании обратно в «Разработку». Решением будет добавление таких задач в колонку «Переоткрытые».
- Приостановленные — Иногда приоритеты могут меняться, и у вас внезапно появляются более важные вещи, над которыми нужно срочно поработать, но вы уже наполовину выполнили одну задачу. Колонка «Приостановлено» станет решением в этом случае.
- Разработка — Когда работа над какой-то задачей начата, члены команды могут переместить ее в колонку «В работе».
- Тестирование — После кодирования задачу необходимо протестировать.
- Live — После того как задача протестирована и в ней не обнаружено ошибок, она развертывается в производство. И задача перемещается в колонку Live.
В ToDo есть три типа колонок: «Сделать», «В работе» и «Выполнено». Вы можете создать столько столбцов To Do и In progress, сколько захотите. Но может быть только один тип столбца «Выполнено».
Колонка Done поможет вам увидеть статистику выполненных задач в разделе обзора. Во время спринта эта колонка будет считать все сюжетные точки и часы выполненными, как только вы перетащите в нее задачи.
Ограничений по количеству колонок на доске нет.
В ToDo Software есть 2 типа колонок In Progress: Простой и составной. Составной столбец состоит из 2 подстолбцов — «В работе» и «Выполнено». Это облегчает общение разработчиков и тестировщиков друг с другом. Так как если разработчик завершил задачу из колонки «Разработка» и она готова к передаче в QA, то эффективнее перетащить ее в подколонку «Выполнено», а не в колонку «Тестирование». Это приведет к путанице, поскольку в таком случае вы не сможете понять, какие задачи тестируются, а какие ждут своей очереди.
Очевидно, что у каждой команды может быть свой рабочий процесс разработки, и вы можете легко подстроить доску Kanban под себя.
Add tasks, bugs or user stories to the backlog
What is a user story?
A user story is the smallest unit of work in Agile. It simply reflects the basic info about who the users are, what their goal is and what they want to achieve.
A product owner is responsible for sketched out the user stories. After this done, the team determines detailed requirements.
As an example: A customer X wants to create an account to track the purchases he/she made last month to optimize the budget.
Click Add a task to the first column called Backlog. Usually this is a column which collects all the tasks that are waiting for implementation. In case you need to rank ideas with Value and Efforts points use our advanced Backlog (read below).
Расставьте приоритеты в бэклоге
Что такое расстановка приоритетов в Kanban?
Команды Kanban фокусируются на активно выполняемой работе. Когда команда завершает определенную задачу, она приступает к другой и так далее. Любые изменения вне работы не влияют на процессы в команде, поэтому владелец продукта может менять приоритеты в бэклоге.
Команда может быть уверена, что ее усилия принесут прибыль бизнесу, пока владелец продукта выделяет предыдущие пункты в бэклоге. Поэтому итерации здесь не нужны.
Чтобы расставить приоритеты задач в колонке бэклога, отсортируйте их сверху вниз на основе их приоритета.
Вы можете пометить задачи ярлыками, чтобы распределить их по категориям.
Чтобы собрать на доске группы задач по определенному параметру, можно использовать Swimlanes. Они делят доску на несколько горизонтальных частей.
Чтобы добавить Swimlane в рабочий процесс, откройте вкладку Menu в правой части доски и нажмите Create Swimlane.
Для чего нужны плавательные линии?
Swimlanes или, другими словами, горизонтальные столбцы на Kanban Board используются для разделения различных видов задач, над которыми работают члены команды. С их помощью команды могут увидеть, над какими вопросами им следует работать в следующий раз.
Вот несколько примеров использования Swimlanes:
для группировки задач по их приоритету: Блокирующие, Средние, Низкоприоритетные и т. д.;
для группировки задач по их типу: Ошибки, Запросы функций, Отзывы клиентов и т. д.;
группировать задачи по их назначению: отдельная плавающая панель для каждого члена команды;
группировать задачи по отделам компании: Разработка, Дизайн, QA, Поддержка и т. д.
Вы также можете группировать задачи по собственным параметрам.
Выбор работы из бэклога
Ограничение на количество незавершенных работ (WIP) ограничивает максимальное количество рабочих элементов на различных этапах (столбцах доски канбан) рабочего процесса. Другими словами, WIP — это количество элементов задачи, над которыми активно работают в любой момент времени.
В Kanban члены команды берут задачи из колонки «Сделать» и перемещают их в «В работе».
Чтобы сделать рабочий процесс более эффективным, мы рекомендуем добавить ограничения для задач, которые находятся в процессе выполнения. Именно в этом случае может пригодиться лимит WIP. Используя лимиты WIP, вы можете улучшить рабочий процесс по этапам, которые вы определили на своей доске Kanban, помогая своей команде стать более эффективной. Если столбец переполнен, вы увидите красное уведомление с количеством дополнительных задач. Оранжевое уведомление говорит о том, что в колонке не хватает задач.
Вы можете добавить лимиты WIP для столбца «В работе», нажав на иконку меню с тремя точками.
Для чего нужен лимит WIP?
Вы можете установить максимальное и минимальное количество задач на разных этапах рабочего процесса. Применение лимитов WIP позволяет быстрее завершать отдельные рабочие элементы, помогая вашей команде сосредоточиться на меньшем объеме задач. Что еще более важно, применяя лимиты WIP, ваша команда получает возможность выявить узкие места в рабочих процессах до того, как они станут блокирующими факторами. Лимиты WIP считаются важным условием для скорейшего предоставления ценности клиенту. Это делает лимиты WIP ценным активом в методе Канбан.
Проводите командные собрания
Зачем нужны ежедневные собрания?
В Kanban ежедневные стенд-апы необязательны. Однако любое 15-минутное собрание с ретроспективой может быть весьма полезным для команды.
Во время собрания команда сосредотачивается на доске. Все участники изучают задачи справа налево, сверху вниз. Обсуждаются варианты скорейшего перехода на следующий этап. Чем быстрее задача перейдет в крайний правый столбец (завершение), тем меньше времени займет работа над ней.
Кто должен присутствовать? Владелец продукта + разработчики. Заинтересованные лица в команде — по желанию.
Как часто: ежедневно
Продолжительность: 10-15 минут должно быть достаточно. Помните, что это не конференция и не длинная сессия. Если встать, совещание будет коротким и позволит мышцам расслабиться.
Цель: Kanban-совещания предназначены для краткого информирования всех о том, что происходит в команде.
Как правило, каждый член команды отвечает на следующие вопросы:
-Что было сделано вчера?
-Что будет сделано сегодня?
-Есть ли у меня какие-либо блокирующие факторы?
Ежедневные встречи помогут выяснить, есть ли в рабочем процессе блокирующие факторы. Кроме того, это довольно удобный способ для владельцев продуктов поделиться и объяснить приоритетные проблемы. Решать вам, но вы можете легко проверить, что работает для вашей команды, и попробовать.
Расширенная расстановка приоритетов в Backlog
Бэклог широко используется в методологии Agile. В ToDo есть шаблон для организации Backlog — ‘Product Backlog’. В нем вы можете увидеть, как структурировать, ранжировать идеи и планировать итерации продукта.
Вы можете создать доску по шаблону в шапке, нажав + > Board > By Template > Most Popular > Product Backlog.
Бэклог — это хранилище ваших предложений, запросов от клиентов и требований к продукту. Эти сведения приходят к вам из разных источников: из Intercom, Zendesk, Satismeter, из личных бесед с клиентами, от ваших сотрудников. Выбирать что-то для разработки становится все сложнее. Цена ошибки очень высока. Риск сделать фичу, которая не понравится аудитории и не принесет ожидаемой пользы.
Чтобы решить эти проблемы, вы можете использовать показатели Value и Efforts rate, которые помогут вам определить наиболее ценные задачи для вашего продукта.
Коэффициент усилий показывает стоимость разработки функции
Коэффициент ценности показывает потенциальную прибыль, которую может принести функция.
Для каждого из параметров вы можете выбрать значение от 1 до 100. Попробуйте передвинуть ползунок для Value и Efforts, чтобы установить или изменить Rate задачи.
Вы можете легко определить приоритет задач и оптимизировать их с помощью диаграммы приоритетов. Диаграмма приоритетов — это визуальное представление бэклога. График состоит из двух осей:
ось X соответствует коэффициенту затраченных усилий
ось Y соответствует коэффициенту ценности.
Эти оси помогут вам выбрать, какие задачи следует выполнять, а от каких лучше отказаться, если вы хотите максимально эффективно использовать свое время и возможности.
На диаграмме есть четыре секции:
Big Bets — задачи с высокими показателями Value и Efforts: эти задачи могут быть ценными, но отнимают много времени и требуют много внимания.
Быстрые победы — задачи с высоким показателем ценности и низким показателем усилий: эти задачи приносят вам максимальную выгоду, не требуя больших усилий. Повезло, если у вас на доске много «быстрых побед»!
Поглотители времени — задачи с высоким коэффициентом усилий и низким коэффициентом ценности: эти задачи требуют больших усилий от вашей команды и, вероятно, не принесут вам большой пользы. Рекомендуется начинать работу над такими задачами только после того, как будут завершены приоритетные задачи.
Maybes — задачи с низкими показателями как ценности, так и усилий. Эти задачи не требуют больших усилий и не принесут вам большой ценности. Подумайте дважды, прежде чем приступать к разработке таких задач.
После процесса отбора можно приступать к разработке задач. Для этого можно использовать опцию Push Tasks. Как только вы перенесете их из бэклога на Kanban/Sprint Board, эти задачи будут автоматически созданы на этих досках для дальнейшей реализации.
Бэклог постоянно увеличивается, и контролировать каждую идею становится все сложнее, поскольку менеджеры тратят много времени на ее доработку. Как выбрать следующую идею для разработки? Что будет полезно клиентам? Какая функция принесет прибыль без особых усилий? Наш продвинутый Backlog поможет вам ответить на эти вопросы. Читайте эту статью для подробного объяснения.